Zmiany w przepisach regulujących obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych

Aktualne przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawców obowiązek przechowania dokumentacji pracowniczej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji przez okres 50 lat.

Na dokumentację tą składają się akta pracowników oraz akta związane z wypłacaniem wynagrodzenia. Akta osobowe prowadzone są oddzielnie dla każdej z zatrudnianych w firmie osób i zawierają dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz związane z nawiązaniem i ustaniem stosunku pracy.

Obowiązujące przepisy obligują pracodawców do przechowywania dokumentacji osobowej przez okres 50 lat od momentu ustania stosunku pracy, a dokumentację płacową przez 50 lat od dnia jej utworzenia. Dokumenty te przechowuje się w archiwum zakładowym w formie papierowej.

Ministerstwo Rozwoju właśnie pracuje nad przepisem, który stworzy pracodawcom możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej nie w formie papierowej, ale elektronicznej. Jeżeli przepisy wejdą w życie okres przechowywania dokumentów zostanie skrócony do 10 lat.

Projektem nowej ustawy już wkrótce zajmie się rząd.